Planification de visite
3.4 Approbation des visites
Version v3 ·
Aperçu
L'approbation est le processus de confirmation qu'une visite répond aux exigences de la politique de l'employeur et qu'elle semble sûre, bien planifiée et bénéfique pour les élèves. Elle permet de s'assurer que les risques ont été pris en compte, que les politiques ont été respectées et que le personnel et les participants sont correctement préparés.
L'approbation protège les participants, soutient le personnel et rassure toutes les parties quant à la bonne planification de la visite.
Ce que confirme l'approbation
Lorsqu'une visite est approuvée, cela confirme que :
- Cette visite a des objectifs d'apprentissage clairs.
- Les risques ont été identifiés et gérés au moyen d'une évaluation des risques appropriée.
- Le responsable de la visite et son équipe sont compétents et préparés.
- Les règles de protection de l'enfance, de santé et de sécurité, ainsi que les politiques scolaires sont respectées.
- Le consentement parental a été obtenu lorsque cela était requis.
- Les coûts et les paiements sont convenus et légaux.
- Une vérification préalable a été effectuée à l'égard de tous les fournisseurs externes.
- Des plans d'urgence et de contingence sont en place
Qui autorise les visites ?
- Responsable/Gestionnaire. Apporte l'approbation finale pour la plupart des visites, confirmant que le responsable de la visite et son équipe sont compétents pour encadrer les participants.
- Conseiller en matière de voyages scolaires ou employeur. Approbation requise pour les voyages à risque élevé. Cette approbation confirme que les plans, les compétences du personnel, les besoins des élèves, l'itinéraire et les mesures d'urgence semblent conformes aux normes attendues.
Processus d'approbation
- Le responsable de la visite planifie la visite et effectue une évaluation des risques avec son équipe.
- Les détails de la visite sont enregistrés sur EVOLVE
- Le directeur exécutif et/ou le responsable/gestionnaire examinent les plans
- Les visites à risque élevé sont soumises à l'examen du conseiller en visites éducatives ou de l'employeur (préavis de 4 semaines).
- Une fois approuvée, la visite pourra avoir lieu.
Le jour de la visite
Vous devez vous assurer :
- Une équipe dirigeante compétente est en place.
- Un contact d'urgence est disponible en permanence
- Le personnel de la base sait qui est hors site et quand il reviendra.
- Vous disposez d'informations sur les besoins individuels des participants et leurs contacts d'urgence
- Une communication claire est maintenue avec l'école.
Si vous avez des doutes sur le niveau d'approbation requis, parlez-en à votre EVC avant de soumettre votre visite.
Qu’est-ce qui est considéré comme une visite à risque élevé ?
Le guide national 8.1f de l'OEAP contient une liste d'exemples d'activités, mais veuillez noter que la définition peut varier d'un employeur à l'autre. Consultez la section « Activités d'aventure » de ce guide. En cas de doute, adressez-vous à votre responsable des activités d'aventure.
Que se passera-t-il si ma visite n'est pas approuvée à temps ?
Votre conseiller en voyages scolaires ou votre employeur a besoin de temps pour consulter votre demande sur EVOLVE. Faute de temps suffisant, la visite pourrait ne pas être approuvée et sera simplement « traitée ». Votre employeur peut auditer les visites « traitées ». Le responsable hiérarchique conserve la responsabilité finale de la tenue de la visite et peut la refuser.
Pour en savoir plus
Le guide national de l'OEAP est disponible à l'adresse https://oeapng.info
- 1b. Fondations
- 3.1a Exigences et recommandations à l'intention des employeurs
- 8.1f Activités nécessitant l'approbation de l'employeur